Die Zeugnissprache im Arbeitszeugnis verstehen. Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument, das einen entscheidenden Einfluss auf die berufliche Karriere besitzt. In Deutschland gilt das Gebot der Zeugnisklarheit. Ein Zeugnis muss demnach verständlich und klar formuliert sein. Außerdem darf es keine versteckten Aussagen über den Mitarbeiter enthalten. Von einem Zeugniscode wird gesprochen, wenn Arbeitgeber typische Formulierungen zur Bewertung von Leistungen und Sozialverhalten in einem Arbeitszeugnis verwenden. Rechtlich unzulässig ist das Weglassen bestimmter Punkte, die zu einem Zeugnis gehören (beredtes Schweigen). Wenn vom Arbeitgeber tätigkeitsrelevante Qualifikationen wie Zuverlässigkeit und Belastbarkeit im Zeugnis nicht erwähnt werden, gilt dies allgemein als negative Bewertung, die sich ungünstig auf die berufliche Karriere des Mitarbeiters auswirkt und deshalb unzulässig ist. In den meisten Fällen wird ein Arbeitszeugnis am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt, mit Ausnahme des Zwischenzeugnisses, das beim Wechsel einer Tätigkeit oder einer Position innerhalb des gleichen Unternehmens erstellt wird. Weitere Gründe, die zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses berechtigen, sind der Wechsel des Vorgesetzten oder eine betriebliche Fusion. Wer das Arbeitszeugnis verstehen möchte, sollte Codes und Sprache richtig deuten können.
Zeugnissprache – Das Recht jedes Arbeitnehmers: ein qualifiziertes Zeugnis
In Deutschland ist jeder Arbeitgeber bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses zu Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit und Wohlwollen verpflichtet. Außerdem hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine individuelle Beurteilung gemäß den geltenden Zeugnisgrundsätzen. Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen besteht Formulierungshoheit, wodurch dem Arbeitgeber das Recht eingeräumt wird, Aufbau und Wortwahl frei zu wählen. Mit dem sogenannten Zeugniscode hat sich hierzulande ein Standard durchgesetzt, der allgemein von den Arbeitgebern akzeptiert wird und den Personalverantwortlichen das Lesen, Verstehen und Schreiben von Zeugnissen erleichtert. Standardisierte Formulierungen werden für die Bewertung der Arbeitsleistungen ebenso verwendet wie für die Einschätzung des Arbeitnehmer-Verhaltens und die Zufriedenheitsaussage. Zahlreiche Unternehmen nutzen einen Zeugnisgenerator oder standardisierte Beurteilungsbögen zur Erstellung von Mitarbeiter-Zeugnissen.
Im Rahmen des Zeugniscodes haben sich folgende Formulierungen etabliert:
Note sehr gut (1): stets zu unserer vollsten Zufriedenheit
Note gut (2): stets zu unserer vollen Zufriedenheit (oder: zu unserer vollsten
Zufriedenheit)
Note befriedigend (3): zu unserer vollen Zufriedenheit (oder: stets zur Zufriedenheit)
Note unterdurchschnittlich (4): zu unserer Zufriedenheit
Neben diesen Standardformulierungen gibt es auch Arbeitgeber, die eine unterschiedliche Ausdrucksweise verwenden:
Note sehr gut (1): entsprach unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und in allerbester Weise oder die erbrachten Leistungen fanden unsere besondere Anerkennung oder mit den Leistungen waren wir stets und in jeder Hinsicht vollauf zufrieden
Note gut (2): mit den Leistungen waren wir stets zufrieden
Note befriedigend (3): der Mitarbeiter hat unseren Erwartungen voll entsprochen
Note ausreichend (4): die Mitarbeiterin hat unseren Erwartungen entsprochen
Note mangelhaft (5): der Angestellte hat im Großen und Ganzen unsere Erwartungen erfüllt
Anhand einer Positivskala wird das persönliche Verhalten bewertet:
sehr gut (1): stets vorbildlich
gut (2): vorbildlich oder stets einwandfrei
befriedigend (3): einwandfrei
unterdurchschnittlich (4): ohne Tadel
Die Note Ungenügend (6) wird in einem Arbeitszeugnis normalerweise nicht vergeben. Arbeitnehmer, die eine der folgenden Formulierungen in ihrem Zeugnis finden, sollten unbedingt eine Anpassung einfordern.
Seine/ihre Leistungen entsprachen anfangs unseren Vorstellungen (er/sie strengte sich nur in der Probezeit an)
Er/sie setzte sich im Rahmen seiner/ihrer Fähigkeiten ein (völlig unzureichende Leistungen)
Er/sie bemühte sich (der Mitarbeiter war nicht in der Lage oder ungeeignet für die Tätigkeit)
Er/sie zeigte Verständnis für die Aufgaben (Bedeutet Arbeitsverweigerung)
Er/sie hatte nicht unbedeutende Erfolge (Der erwartete Erfolg blieb aus)
Den Zeugniscode entschlüsseln
Neben offiziellen Formulierungen und Bewertungen enthält ein Arbeitszeugnis auch bestimmte Beurteilungen. Dem Arbeitgeber stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um auszudrücken, was er wirklich von einem Mitarbeiter und dessen Leistungen hält. Den sogenannten Zeugniscode, der häufig selbst für Experten nicht einfach zu entschlüsseln ist, sollte jeder Mitarbeiter kennen, um das Arbeitszeugnis entsprechend zu überprüfen. Im Zweifelsfall hilft ein Fachanwalt bei der Beurteilung und berät, wie sich das Arbeitszeugnis auf zukünftige Bewerbungen auswirken kann.
Die unterschiedlichen Bestandteile eines Zeugnisses
Ein Zeugnis besteht aus unterschiedlichen Bestandteilen. Der Aufbau beginnt im oberen Absatz mit der Einleitung, dem Namen und Geburtsdatum des Mitarbeiters sowie der Stellenbeschreibung und dem Eintritts- und Austrittstermin. Anschließend folgen einige Schlüsselinformationen über das Unternehmen, zu denen Firmengröße, Organisationsform und Fachgebiet zählen. Die Tätigkeitsbeschreibung erfolgt meist stichpunktartig und ist in einem sachlich-neutralen Stil gehalten. Die Beschreibung sollte immer mit der Hauptaufgabe beginnen. Am Ende erfolgt die Leistungsbeurteilung, die sich aus unterschiedlichen Einzelbewertungen zusammensetzt und mit einer Gesamtbeurteilung abschließt. Die gesamte Beurteilung setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten, wie
Arbeitsbefähigung
Arbeitsweise
Leistungsbereitschaft
Arbeitserfolg
und Führungsverhalten
zusammen. Branchenabhängig können weitere Beurteilungspunkte hinzukommen oder wegfallen. Falls eine Kategorie nur oberflächlich erwähnt wird, deutet dies bereits auf eine negative Beurteilung hin. Allerdings muss dabei immer der Einzelfall berücksichtigt werden. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schließt mit einer Gesamtnote ab. Bei der Notenvergabe dürfen weder persönliche Erwartungen noch spezielle Anforderungen eine Rolle spielen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, jeden Arbeitnehmer objektiv zu bewerten und dabei die Stellenbeschreibung als Grundlage für die Benotung heranzuziehen.
Zeugnissprache – Heikle Punkte im Arbeitszeugnis
Zu den heiklen Punkten in einem Arbeitszeugnis zählt die Beurteilung des Mitarbeiter-Verhaltens. Dies stellt für zahlreiche Arbeitgeber eine gewisse Herausforderung dar, denn in diesem Bereich muss ebenfalls Distanz und Objektivität gewahrt werden. Zahlreiche Personalchefs nutzen verdeckte Hinweise, um beispielsweise auf Alkoholgenuss während der Arbeitszeit hinzuweisen („er war ein geselliger Mitarbeiter“). Auch auf sexuelle Kontakte zu anderen Mitarbeitern (-innen) kann im Zeugnis hingewiesen werden (er besaß in hohem Maß Einfühlungsvermögen für die weibliche Belegschaft). Mit dem Satz: Er/sie zeigte Einsatz (oder Engagement) für die Kollegen teilen Arbeitgeber mit, dass der Mitarbeiter Mitglied des Betriebsrates war oder der Gewerkschaft angehört. Negative Eigenschaften wie Geschwätzigkeit werden in einem Zeugnis oft mit dem Begriff kommunikatives Talent oder beliebter Gesprächspartner umschrieben.
Wichtiger Fokus im Zeugnis: der Austrittsgrund
Ein wichtiger Fokus liegt auf dem Austrittsgrund. Dieser entscheidet häufig über den Erfolg weiterer Bewerbungen und darüber, ob der Arbeitnehmer schnell eine angemessene Arbeitsstelle findet oder nicht. Der Austrittsgrund darf in einem Zeugnis nicht ohne den Willen des Mitarbeiters mit aufgenommen werden. Formulierungen wie: er/sie verlässt unser Unternehmen einvernehmlich oder aus privaten Gründen können sich negativ auf den weiteren Berufsweg auswirken. Bei Aufhebungsverträgen und außerordentlichen Kündigungen wird Arbeitnehmern empfohlen, auf eine solche Formel zu verzichten. Zulässig ist hingegen die Beschreibung: er/sie verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch und wir bedauern sein/ihr Ausscheiden. Damit wird verdeutlicht, dass die Kündigung durch den Mitarbeiter erfolgte, der vermutlich eine für ihn interessantere Arbeitsstelle gefunden hat. In der Regel endet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit einer Schlussformel, in der das Unternehmen das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauert, sich für die geleistete Arbeit bedankt und für die berufliche und private Zukunft alles Gute wünscht. Mit der Schlussformulierung werden die Aussagen im Arbeitszeugnis entweder bestätigt oder relativiert. Wenn die Schlussformel im Widerspruch zur Leistungsbeurteilung steht, sollte der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis ohne Schlussformel verlangen.
Im Zeugnis werden die unterschiedlichen Gründe, die zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses führten, wie folgt beschrieben: Bei einer Kündigung, die durch den Mitarbeiter erfolgte, lautet die Formulierung: Herr/Frau Maier verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Die eigene Kündigung wird von potenziellen neuen Arbeitgebern am besten bewertet, da der Mitarbeiter aus eigener Initiative gehandelt hat. Eine Kündigung im gegenseitigen Einvernehmen wird mit dem Satz: Das Arbeitsverhältnis wurde zum 31.05.2018 einvernehmlich beendet, beschrieben. Eine fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber wird im Zeugnis mit der knappen Formulierung: Das Arbeitsverhältnis endete am 14.05.2018 umschrieben. Personalchefs fällt dabei sofort das „krumme“ Datum statt des üblichen Monatsendes auf, das auf eine außerordentliche Kündigung hindeutet. Diese Formulierung gilt in einem Arbeitszeugnis als besonders kritisch, da sie die Chancen auf eine neue Arbeitsstelle deutlich mindern kann.
Zeugnissprache – Was ist im Umgang mit dem Arbeitszeugnis zu beachten?
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Das Zeugnis sollte stets im Din-A4 Format erstellt werden und ungelocht sein. Unterschrieben wird ein Arbeitszeugnis immer vom Chef (Geschäftsführer, Unternehmensleiter) und niemals vom Abteilungsleiter oder gar von der Sekretärin. Die Unterschrift sollte eigenhändig und auf Geschäftspapier erfolgen. Der Umfang des Zeugnisses hängt von der Tätigkeit und der Länge des Beschäftigungsverhältnisses ab. Ein Arzt, der mehr als 15 Jahre in einer Klinik beschäftigt war und dabei eine Facharztausbildung absolvierte, erhält ein anderes Zeugnis als eine Verkäuferin, die ein Jahr in einer Boutique arbeitete. Beim Umfang des Zeugnisses ist ebenfalls zu beachten, dass zu lange Zeugnisse auch negativ ausgelegt werden können, beispielsweise wenn diese zu viele (unwichtige) Details enthalten. Arbeitnehmer sollten das Arbeitszeugnis nach dem Erhalt genau prüfen und den Arbeitgeber bei Unstimmigkeiten zur Nachbesserung auffordern. Das Ausstellungsdatum eines Arbeitszeugnisses sollte mit dem vertraglichen Ende des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen, auch wenn der Tag ein Sonn- oder Feiertag ist. Bei einem Arbeitszeugnis kann ein früheres oder späteres Datum auf Probleme hinweisen. Wenn der Arbeitnehmer erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses um die Ausstellung eines qualifizierten Zeugnisses bietet, besteht jedoch kein Anspruch auf Rückdatierung.
Was sollte in einem guten Arbeitszeugnis stehen?
In einem qualifizierten Arbeitszeugnis sollten neben der Tätigkeitsbeschreibung und der Beurteilung der persönlichen Leistung auch berufliche Erfolge und Weiterbildungen erwähnt werden. Zu den beruflichen Erfolgen, die sich Arbeitnehmer im Zeugnis bestätigen lassen können, zählen:
-erfolgreich abgeschlossene Projekte
-alle Weiterbildungen, an denen der Mitarbeiter teilgenommen hat
-erreichte Optimierungen in den Arbeitsabläufen
-Verbesserungsvorschläge des Mitarbeiters, die vom Unternehmen umgesetzt wurden
-besondere Qualifikationen (Sprachkenntnisse, Computerfachwissen), die den Mitarbeiter zusätzlich qualifizieren. Sprachlich ausgedrückt werden berufliche Erfolge mit Redewendungen wie: besonders hervorzuheben, zu erwähnen, erwähnenswert, wir möchten an dieser Stelle.
Die Beschreibung von Aufgaben und Tätigkeiten
Neben der reinen Zeugnissprache hat auch die Art der Beschreibung von Aufgaben und Tätigkeiten einen wichtigen Einfluss auf den Wert eines Arbeitszeugnisses. Werden die Aufgabenbereiche nur knapp beschrieben und einige Tätigkeiten, für die der Mitarbeiter zuständig oder verantwortlich war, gar nicht erwähnt, lässt dies auf Unzufriedenheit des Arbeitgebers schließen, der die Leistung des Angestellten dadurch abwertet. Dies gilt ebenfalls für oberflächliche Aufzählungen, die das Tätigkeitsfeld nur kurz umreißen, wie: „Zum Aufgabengebiet von Frau Maier zählte die Abrechnung“. Diese Formulierung ist nicht aussagekräftig genug. Eine ausführliche Darstellung, wie: „Frau Maier besaß die Verantwortung über die Abrechnung aller Kassen. Zu ihrem Aufgabenbereich zählte die Erstellung und Überprüfung der Kassenberichte, die von ihr eigenverantwortlich durchgeführt wurde“, stellt eine wesentlich bessere Qualifikation dar.
Welche Geheimcodes enthält das Arbeitszeugnis?
Die meisten Personalchefs können Mitarbeiter zwischen den Zeilen beurteilen. Obwohl dies rechtlich eigentlich nicht zulässig ist, finden sich in den meisten Arbeitszeugnissen unterschiedliche Formulierungen, die als verschlüsselte Abwertungen interpretiert werden können. Dazu gehören Relativierungen ebenso wie sogenannte
„Nicht“-Formulierungen oder Widersprüche. Eine Nicht-Formulierung bedeutet eine im Grunde genommen positive Darstellung, in im negativen Sinn interpretiert werden kann. Wenn das Verhalten eines Mitarbeiter im Arbeitszeugnis wie folgt beurteilt wird: „Das Verhalten von Herrn Maier war nicht zu kritisieren“, zählt dies zu den typischen „Nicht“-Formulierungen, die dem Lesenden suggeriert, dass das persönliche Verhalten von Herrn Maier sehr wohl Anlass zu Kritik gab. Mit dieser Formulierung drücken Arbeitgeber ihre Missbilligung über das Verhalten eines Mitarbeiters aus.
Ein weiterer Punkt, der eine sorgfältige Betrachtung erfordert, ist die Relativierung. Zu den beliebten Relativierungen in einem Arbeitszeugnis zählen Einschränkungen wie „im Wesentlichen“, „im Großen und Ganzen“ oder „grundsätzlich“. Die Aussage „Frau Müller war grundsätzlich pünktlich“, bedeutet vielmehr, dass die Mitarbeiterin häufig zu spät am Arbeitsplatz erschien (und eventuell deshalb gekündigt wurde). In der Notenskala entspricht diese Beurteilung einem „mangelhaft“ (Note „5“). Widersprüche finden sich im Arbeitszeugnis häufig zwischen der Tätigkeitsbeschreibung und der Bewertung. Wenn im Aufgabenblock auf die Abwicklung wichtiger Projekte hingewiesen wird, dieses im Bewertungsblock aber nicht ausreichend gewürdigt wird, stellt dies einen Widerspruch im Arbeitszeugnis dar. Verdächtig sind auch Lücken im Arbeitszeugnis. Das Fehlen wichtiger Angaben, wie das Verhältnis zum Vorgesetzten und den Kollegen gilt in der Zeugnissprache als negatives Urteil. Dies ist ebenso der Fall, wenn der Erfolg eines Projektes im Zeugnis keine Erwähnung findet. Personalchefs verstehen dies als erfolglose Bemühung und werden von einer Einstellung absehen. Passive Formulierungen drücken auch passives Verhalten aus. Wenn der Mitarbeiter „den Anweisungen seines Vorgesetzten stets unverzüglich Folge geleistet hat“, zeigte er keinerlei Eigeninitiative. Mangelnde fachliche Qualifikationen werden im Arbeitszeugnis häufig umschrieben, beispielsweise: Die Mitarbeiterin widmete sich ihren Aufgaben mit Fleiß, Pünktlichkeit und Ehrlichkeit“. Da Qualitäten wie Pünktlichkeit und Ehrlichkeit ebenso wie Motivation (Fleiß) im Arbeitsleben als selbstverständlich gelten, sollten sie im Zeugnis nicht explizit erwähnt werden.
Werden Nebensächlichkeiten herausgehoben, lässt dies auf einen Mangel an Fachkompetenz schließen. Durch die Erwähnung von Selbstverständlichkeiten zeigen viele Arbeitgeber, dass der Mitarbeiter keinerlei Qualitäten besaß, die gelobt werden könnten. Wenn im Zeugnis die Rede von „dem Mitarbeiter angemessenen Aufgaben“ ist, war der Angestellte nur in der Lage, Routinetätigkeiten oder einfache Aufgaben zu übernehmen. Mitarbeiter, die „sehr genau“ arbeiteten, verloren häufig zu viel Zeit mit Nebensächlichkeiten. Eigenwillige Angestellte, die wenig Teamfähigkeit besitzen, arbeiten „nach eigener Planung“ und passen sich nicht an die Strukturen des Unternehmens an. Wer Verbesserungsvorschläge und Ideen vorbrachte, die vom Unternehmen „geprüft wurden“, konnte die Firma nicht von seinen Vorstellungen überzeugen. „Anspruchsvolle“ Angestellte waren im Unternehmen als notorische Nörgler und Besserwisser bekannt. Mitarbeiter, die „Gelegenheit zur Fortbildung hatten“, nutzten diese nicht, um ihre Leistungen zu verbessern.
Für die Geheimcodes und die Zeugnissprache gilt, dass diese keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit besitzen. Abweichungen von der Norm müssen nicht automatisch ein negatives Urteil bedeuten. Häufig fehlt vor allem kleinen Unternehmen die Erfahrung und Routine bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen oder den Personalchefs sind die geltenden Codes nicht ausreichend bekannt. Abhängig vom Unternehmen werden Zeugniscodes auch unterschiedlich interpretiert. Viele Konzerne und große Unternehmen verwenden sogar ihre eigene Zeugnissprache. Jeder Arbeitnehmer sollte deshalb sein Arbeitszeugnis sorgfältig lesen. Bei Unklarheiten oder Zweifeln lohnt sich eine professionelle Beratung bei einem Fachanwalt.
